Dokumentenverarbeitung vs. Dokumentenautomatisierung: Was Unternehmen wissen müssen

Viele Menschen stellen sich vor, dass große Unternehmen nur direkt mit Geld umgehen. Tatsächlich ist eines der Dinge, mit denen jedes Unternehmen konfrontiert wird, Dokumente. Dazu gehören Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Formulare und sogar E-Mails. Die Verwaltung dieser Dokumente erfordert Zeit und viel Geld. Wenn die Dokumente auf altmodische Weise gehandhabt werden, müssen die Mitarbeiter mehrere Stunden arbeiten, nur um Daten zu lesen, einzugeben und zu speichern. Wir befinden uns jetzt in einer Zeit, in der Technologie die Dinge für uns intelligenter macht.

Die beiden am meisten diskutierten Begriffe sind Dokumentenverarbeitung (document processing) und Dokumentenautomatisierung (document automation). Obwohl diese Begriffe auf den ersten Blick ähnlich erscheinen, ist das in Wirklichkeit nicht der Fall. Das Verständnis der Begriffe kann Ihrem nächsten Geschäftsvorhaben viel Schmerz, Zeit und Geld ersparen.

Um es noch klarer zu machen, lassen Sie uns einen sehr einfachen Ansatz wählen und dies in kleine Teile unterteilen.

Was ist Dokumentenverarbeitung (Dokumentenverarbeitung)?

Die Dokumentenverarbeitung ist die grundlegende Methode zur Bearbeitung von Dokumenten.

Beispiel:

• Ein Unternehmen in Ihrer Nähe erhält eine Rechnung von einem Lieferanten.
  
• Die Rechnung wird geöffnet, gelesen und die notwendigen Details wie Datum, Rechnungsnummer und Gesamtbetrag werden extrahiert.
  
• Anschließend werden die Informationen in ein Computersystem eingegeben.
  
• Danach wird die Rechnung in einem Verzeichnis für die spätere Nutzung gespeichert.
  

Dies ist der Prozess der Dokumentenverarbeitung (document processing).

Dokumentenverarbeitung kann auf zwei Arten durchgeführt werden:

• Manuelle Verarbeitung – Mitarbeiter erledigen alles physisch. Sie lesen, tippen und überprüfen auf Fehler. Der Prozess ist langsam und fehleranfällig.
  
• Digitale Verarbeitung – Einige Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) können Dokumente digitalisieren und die Zeichen aus den Dokumenten extrahieren. Allerdings werden Menschen immer noch für die Fehlerkorrektur benötigt.
  

Die Dokumentenverarbeitung besteht im Wesentlichen aus Lesen und Dateneingabe. Bei hohem Volumen geschieht dies schnell, aber fehleranfällig. Viele kleine Unternehmen bevorzugen diese Methode, weil sie ein Gefühl von „Sicherheit“ vermittelt und vertraut ist. Mit dem Wachstum der Organisation wird diese Arbeitsweise jedoch zu einem großen Problem.

Was ist Dokumentenautomatisierung (Dokumentenautomatisierung)?

Kommen wir nun zur intelligenteren Alternative: Dokumentenautomatisierung (document automation).

Der Begriff Automatisierung bedeutet, dass die Maschine die meisten Aufgaben ohne menschliche Arbeit ausführt. Sie nutzt intelligente Technologien wie KI (Künstliche Intelligenz) und Machine Learning.

Bleiben wir beim Rechnungsbeispiel:

• Das Automatisierungssystem ruft die Rechnung selbst ab.
  
• Es extrahiert die Hauptinformationen wie Lieferantenname, Betrag, Steuern und Datum.
  
• Es vergleicht die Rechnung mit der Bestellung des Unternehmens.
  
• Wenn alle Daten übereinstimmen, wird die Rechnung automatisch genehmigt.
  
• Im Fehlerfall markiert das System das Problem und fordert einen Menschen zur Überprüfung auf.
  

Kurz gesagt:

• Dokumentenverarbeitung (Dokumentenverarbeitung) = Mitarbeiter erledigen immer noch den Großteil der Arbeit.
  
• Dokumentenautomatisierung (Dokumentenautomatisierung) = Intelligente Software erledigt alles, Menschen greifen nur bei Bedarf ein.
  

Hauptunterschiede zwischen beiden

Merkmal	Document Processing (Dokumentenverarbeitung)	Document Automation (Dokumentenautomatisierung)
Geschwindigkeit	Langsam, abhängig von Menschen	Sehr schnell, von KI erledigt
Genauigkeit	Fehler sind häufig	Sehr genau
Aufwand	Stundenlange Dateneingabe	Nur Überwachung nötig
Kosten	Höher, wegen mehr Personal	Niedriger, da System die Arbeit übernimmt
Volumen	Schwierige Handhabung vieler Dokumente	Kann Tausende oder Millionen problemlos bearbeiten

Automatisierung ist also eindeutig ein großer Fortschritt gegenüber der Verarbeitung.

Warum dieser Unterschied wichtig ist

Manche denken, Verarbeitung und Automatisierung seien dasselbe – das sind sie nicht. Den Unterschied zu kennen, hilft Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen.

Gründe, warum es wichtig ist:

• Zeitersparnis – Verarbeitung ist langsam, Automatisierung erledigt alles in Minuten.
  
• Fehlerfreie Arbeit – Menschen machen Fehler, Automatisierung reduziert diese erheblich.
  
• Niedrigere Kosten – Mit Automatisierung benötigt man kein großes Team für Dateneingaben.
  
• Bessere Arbeit für Mitarbeiter – Niemand mag langweilige Dateneingabe. Mit Automatisierung können sie sich auf wichtige Aufgaben wie Kundenservice oder Entscheidungen konzentrieren.
  
• Skalierbarkeit – Mit dem Unternehmenswachstum steigen die Dokumentenmengen. Verarbeitung gerät an Grenzen, Automatisierung bewältigt das Wachstum problemlos.
  

Selbst für einen kleinen Laden oder ein lokales Büro kann Automatisierung einen großen Unterschied machen. Stellen Sie sich eine medizinische Klinik vor, die täglich Hunderte Patientenformulare bearbeitet. Mit Verarbeitung sind die Mitarbeiter den ganzen Tag damit beschäftigt, Namen, Alter und Adressen einzugeben. Mit Automatisierung gehen die Formulare direkt ins System. So haben die Mitarbeiter mehr Zeit für die Patientenbetreuung.

Ein einfaches Praxisbeispiel

Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen erhält jeden Monat 10.000 Rechnungen.

• Mit Dokumentenverarbeitung (Dokumentenverarbeitung) müssen die Mitarbeiter jede Rechnung öffnen, lesen und alles eingeben. Dies kann Wochen dauern und dennoch Fehler enthalten.
  
• Mit Dokumentenautomatisierung (Dokumentenautomatisierung) kann KI alle Rechnungen in wenigen Stunden bearbeiten. Die Mitarbeiter prüfen nur seltene Fehler.
  

Das bedeutet schnellere Zahlungen, zufriedene Lieferanten und stressfreies Personal. Bei größeren Unternehmen, die jedes Jahr hunderttausende Dokumente erhalten, wäre es ohne Automatisierung fast unmöglich, alles zu bewältigen.

Wie man von Verarbeitung zu Automatisierung wechselt

Wenn Ihr Unternehmen noch manuelle Verarbeitung nutzt, keine Sorge. Sie können langsam auf Automatisierung umstellen. So geht’s:

1. Eine Dokumentenart wählen – z. B. Rechnungen.
   
2. Automatisierungssoftware verwenden – Wählen Sie ein zuverlässiges intelligentes Dokumentensystem.
   
3. System trainieren – Lassen Sie die KI aus Ihren bisherigen Dokumenten lernen.
   
4. Anfangs überwachen – Ergebnisse überprüfen, um Vertrauen in das System aufzubauen.
   
5. Erweitern – Sobald Sie sicher sind, automatisieren Sie weitere Dokumente.
   

Dieser schrittweise Ansatz ist sicher, einfach und kosteneffektiv.

Die Zukunft der Dokumentenverwaltung

Die Zukunft ist klar – Automatisierung wird die manuelle Verarbeitung ersetzen.

• KI wird intelligenter beim Lesen und Verstehen von Dokumenten.
  
• Cloud-Systeme ermöglichen auch kleinen Unternehmen die Nutzung von Automatisierung.
  
• KI-gesteuerte Roboter werden mit KI zusammenarbeiten, um Büroaktivitäten von Anfang bis Ende zu verwalten.
  
• Mitarbeiter werden stärker in kreative und strategische Tätigkeiten eingebunden, anstatt Daten einzugeben und zu prüfen.
  

Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten wird künftig der Vergangenheit angehören – ähnlich wie heute Schreibmaschinen. Unternehmen, die frühzeitig Automatisierung implementieren, werden die Konkurrenz anführen. Unternehmen, die zu lange warten, haben es schwer, den richtigen Weg einzuschlagen.

Fazit

Die Begriffe „Dokumentenverarbeitung“ (document processing) und „Dokumentenautomatisierung“ (document automation) können verwirrend sein, da sie ähnlich klingen, beziehen sich aber auf sehr unterschiedliche Dinge.

• Verarbeitung bedeutet, dass die meiste Arbeit von Menschen erledigt wird.
  
• Automatisierung bedeutet, dass intelligente Systeme den Großteil der Arbeit übernehmen.
  

Der Übergang von der Verarbeitung zur Automatisierung spart Zeit, reduziert Fehler und steigert das Wachstum.

Wenn Ihr Unternehmen noch ausschließlich traditionelle Verarbeitung nutzt, ist es Zeit, Automatisierung in Betracht zu ziehen. Die Zukunft gehört der Automatisierung, und diejenigen, die sie zuerst implementieren, werden die größten Vorteile genießen.

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